Je kent ze wel, al die gele memoblaadjes op de wand bij een brainstorm. Tegenwoordig heb je ook allerlei online tools om digitaal briefjes te plakken, zoals Miro, Whiteboard, Trello of Mural. Op zich handige systemen, maar… er is geen koppeling met data. “Het zijn in feite domme systemen”, aldus Jan Nouwens van Emprover, dat opereert vanuit Gebouw 88 in de bruisende Tilburgse Spoorzone. Dit geavanceerde informatiesysteem met dialoogplatform ondersteunt zelforganisatie en het verbeteren in teams. We vroegen Jan naar wat zijn concept nou zo uniek maakt en waarmee Midpoint Brabant hem op weg heeft geholpen.

Jan, wat is het idee achter Emprover?

Het draait om de lerende organisatie, conform de filosofie van professor André Wierdsma. Zijn stelling: “Neem het team als uitgangspunt en niet het individu.” Zorg dat het informatiesysteem de ontwikkelstappen van jouw organisatie ‘vangt’ in de context van verschillende praktische attributen: Bestaansrecht, Ambities, Resultaten en Acties. Combineer dit met een dialoogplatform en goede interne communicatie, zodat je onderlinge afhankelijkheden tussen mensen en afdelingen stroomlijnt. En pas het werken aan de organisatie in als een zichtbare plek. Wij verhogen het strategisch bewustzijn bij teams, onder andere mete bekende ‘Why-How-What’ Golden Circle van Simon Sinek.

Da’s een mooie theorie. Maar hoe vertaal je dit naar de praktijk?

Als je iets wilt veranderen in een organisatie is het nodig dat mensen met elkaar in gesprek zijn en écht zeggen wat ze er van vinden. Dat is niet altijd eenvoudig, want we praten liever over zichtbare processen, functies en taken. Maar als het lukt om af te stemmen wat écht belangrijk is, raken we meer verbonden met elkaar, het werk en de toekomst van de organisatie. Door een blijvende feedbackloop in te bouwen, maak je een opstap naar veranderen zonder weerstand.

De truc is om dat klantenwerk op te knippen in kleine, zichtbare resultaten. Agile principes dus, periodes met daarbinnen korte sprints. Stel je hebt een project dat een jaar duurt. Dan hakken we dit op in bijvoorbeeld vier perioden van drie maanden met concrete deelresultaten. Voor medewerkers zijn dit overzichtelijke perioden en behapbare opdrachten. Eens per één of twee weken neemt het team de voortgang door vanuit een van onze digitale overlegborden. Aan het eind van een periode stapt men dan op de zeepkist  En delen onze klanten de bereikte resultaten.

Welke rol speelt de Emprover software hierbij?

Emprover biedt in de kern digitale overlegborden, gebaseerd op een vaste structuur. Voor iedere ‘opgave’ hebben we wel een overlegmethode. Het systeem is inzichtelijk voor iedereen die er in de organisatie bij betrokken is. Door de toegenomen complexiteit en regels is in veel bedrijven (ongewenst) een scheiding tussen denken en doen ontstaan. Als je het potentieel van collega’s wil benutten, zul je het strategisch bewustzijn moeten aanwakkeren en vasthouden. Emprover structureert dit in een gemakkelijk te adopteren concept. Praktijk en strategie vullen elkaar zo mooi aan. Om een overleg vlot te laten lopen en de taakvolwassenheid te vergroten zijn zinvolle functies toegevoegd. Als iemand aan het team belooft dat een taak zal worden uitgevoerd en dat is na verloop van tijd nog niet het geval, krijgt de persoon een baardje op zijn profielfoto. Ook de vrouwen. Een ludieke manier om congruentie te bevorderen.

Hoe zorg je ervoor dat dit structureel werkt binnen een organisatie?

Bedrijven hebben hun productie-, administratie- en financiële processen strak in systemen vastgelegd, maar in de ontwikkelresultaten hebben ze vaak geen inzicht. Bij Emprover hebben we een vier stappenproces geïntegreerd in de software: de opgave (‘purpose’), de ambities, de resultaten en de acties. Iedereen kan in het hele traject creatief meedenken. Er kunnen allerlei werkvormen en methoden worden benut, zoals het IJsberg-model waarbij je ideeën van onderaf laat komen. En: je hoeft geen notulen meer te maken en veel minder te vergaderen.

In de eerste periode begeleiden wij het traject. Al snel kan de organisatie het zelf overnemen. Met relatief weinig uren bouwen we een hele mooie blijvende relatie op met onze klanten.  Als je écht wil dat er iets verandert, moet je het toch zelf doen. Dan heb je geen duur ‘uurtje-factuurtje’ adviesbureau nodig.

Is Emprover alleen geschikt voor bedrijven?

De laatste jaren zien wij een toenemende interesse vanuit overheden. Gemeentes, veiligheidsregio’s, waterschappen, maar ook het Ministerie van Defensie en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap werken er mee.

Een mooi lokaal voorbeeld is de ABG-organisatie, de ambtelijke fusie-organisatie van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Omdat zij te maken hebben met drie colleges van B&W, drie gemeenteraden en natuurlijk inwoners moeten ze goed inzichtelijk hebben wat de voortgang van hun werk is. Samen hebben wij ons inmiddels in een meerjarige overeenkomst aan gecommitteerd aan de lange termijn doorontwikkeling van Emprover.

Hoe overtuig je bedrijven voor jullie systeem?

Voor de positionering bij bedrijven zijn we ondersteund door Richard Heesen, die bij Midpoint Brabant als business developer startups adviseert. Hij heeft geholpen om structuur te brengen in onze marktbenadering. Zo attendeerde hij ons op het boek Crossing the Chasm van Geoffrey A. Moore over de fasen die een startende onderneming doorgaat. Het beschrijft onder meer hoe je als startup zogenoemde Early Evangelists aansluit. Zij omarmen als eersten nieuwe vaak technologische producten en methoden, veelal op onderbuikgevoel. Wij hebben ruim tachtig mkb-ondernemers in Brabant geïnterviewd over hun belevingswereld. Zo hebben we goed inzicht gekregen in hoe zij tegen strategie en cultuurverandering aan kijken. Vervolgens hebben we met veertig bedrijven het aanbod van Emprover gevalideerd. 25 procent van hen gaf aan er direct behoefte aan te hebben. Emprover blijkt vooral geschikt te zijn voor organisaties van circa vijftig tot honderdvijftig personeelsleden, met een ondernemer die het strategisch bewustzijn wil vergroten.

Hoe zorg je dat het personeel gemotiveerd blijft om ermee te werken?

Dat zit hem voornamelijk in de periodieke ritmes, die motiverend werken. Verder ontwikkelen we natuurlijk software. Om de betrokkenheid en participatie van medewerkers te vergroten hebben we Smart TV en Mobiele Apps beschikbaar. Hierin staan allerlei wetenswaardigheden van de organisatie, zoals bedrijfsnieuws, een smoelenboek, verjaardagen én een verbeterformulier waarmee zij ideeën kunnen aandragen. Die ideeën komen in het overlegbord en de groep gaat ermee aan de slag. Dit werkt efficiënter dan deze via mails te versturen, want die zakken al snel weg naar onder je beeldscherm, waardoor ze aan de aandacht ontsnappen.

Hoe nu verder?

Met een groeiend team hebben we het bedrijf in zes jaar tijd opgewerkt van veelbelovende startup naar een succesvolle scale-up. De software wordt ontwikkeld en technisch ondersteund door Kings Code uit Boxtel. Onlangs hebben we onze strategische samenwerking met hen contractueel verlengd tot 2025. We hopen samen die groeicurve nog verder uit te bouwen. We hebben écht fantastische plannen!

Kortom…

Met Emprover blijven we bedrijven en overheden ondersteunen door ontwikkeling methodisch sterk en blijvend zichtbaar te structureren. De wereld draait om mensen, hun overtuigingen en creatief potentieel. We nemen blokkades weg en bevorderen het benutten van diversiteit. Emprover software is slechts een instrument, maar geeft structuur en inzichten waarover men in gesprek kan gaan om écht voortgang te boeken. Daar wordt iedereen gelukkiger van!